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sept. 18, 2020 | Paiements internationaux

Les stratégies des établissements d'enseignement pour gérer les remboursements

7 conseils pour rationaliser les remboursements et les bourses d'études

 
Rédigé par : Skyler Webster
Directeur, Gestion des produits, Western Union Business Solutions


Le secteur de l'éducation tertiaire a été gravement touché par le Covid-19. Des recherches ont montré que 80 % des étudiants étrangers ont modifié leurs plans d'études en raison de COVID-19 (source 1).

L'incertitude liée à la pandémie mondiale pose des défis aux institutions et aux étudiants étrangers. Alors que les universités sont confrontées à un besoin accru de remboursements et d'aides aux étudiants, la réputation des établissements est plus importante que jamais. Ils ont le devoir de veiller à ce que les étudiants reçoivent des fonds rapidement et facilement.

Il est important que vous atteigniez vos objectifs en termes d'expérience des étudiants et que vous les souteniez pendant cette période difficile, tout en veillant à ce que le processus soit efficace pour vos propres ressources internes et que les obligations légales soient respectées. Voici 7 facteurs clés qui contribuent à la réussite du processus de remboursement

1. Vous assurer que votre processus de remboursement est conforme à vos processus et politiques existants


Votre institution a-t-elle une politique de remboursement uniquement à la source d'origine ? Assurez-vous que votre plateforme de paiement dispose de cette option pour rationaliser votre processus de remboursement. De même, votre plateforme de paiement doit disposer d'un modèle d'approbation et de vérification flexible afin que vous puissiez vous adapter de manière appropriée aux processus internes de votre institution. L'initiation des remboursements varie également d'un établissement à l'autre, certains permettant aux étudiants d'initier le processus tandis que d'autres laissent cette responsabilité à l'établissement lui-même. Là encore, une plate-forme de paiement flexible permet à votre institution de choisir le processus qui correspond le mieux à ses politiques.

2. Rationaliser votre processus de remboursement


La gestion des remboursements peut être une tâche longue et exigeante en ressources. Il est important d'augmenter l'efficacité opérationnelle en utilisant un fournisseur de paiement qui vous permet de gérer plusieurs paiements dans différentes devises. Tant votre établissement que vos étudiants doivent pouvoir suivre facilement l'état des remboursements en ligne en utilisant un identifiant unique, de préférence le numéro d'identification de l'étudiant, qu'ils utiliseront déjà pour d'autres tâches administratives. En permettant aux deux parties de surveiller l'état du remboursement, il est possible de réduire les demandes en ligne des étudiants et les tâches manuelles fastidieuses.

3. Choisissez un fournisseur qui peut être facilement intégré dans le système existant de votre institution


Pour une efficacité optimale du processus, la plateforme de paiement choisie doit s'intégrer de manière transparente avec tous les principaux fournisseurs de technologies éducatives, tels que les systèmes ERP et les systèmes de données sur les étudiants. L'intégration accélère le rapprochement et permet d'effectuer les transactions dans un seul système, ce qui permet à votre institution d'économiser du temps et de l'argent.
 
4. Protéger vos élèves contre les risques de fraude


Il est essentiel de veiller à ce que, lors de la collecte d'informations sur les bénéficiaires, votre institution prenne des mesures pour empêcher l'interception de ces données. Une plateforme de paiement comarquée qui fournit une validation solide des données est importante, tout comme la possibilité de valider les détails par pays, ce qui permet de bien encaisser du premier coup.

Assurez-vous que votre fournisseur de paiement dispose d'une équipe spécialisée dans la protection des étudiants contre la fraude et qu'il collabore avec votre établissement en cas de fraude. Pour offrir une protection supplémentaire aux étudiants, votre plateforme doit permettre de fournir des informations sur les comptes bancaires locaux, de donner des instructions dans la langue locale et de suivre facilement les remboursements. En fin de compte, aider à défendre les étudiants contre les activités frauduleuses contribue à la réputation de votre établissement en tant que marque de confiance.

5. Protéger la réputation de votre institution

Si vos étudiants sont victimes d'une fraude en fournissant leurs coordonnées bancaires ou si votre établissement est victime d'une compromission de leur messagerie électronique professionnelle, cela pourrait générer des relations publiques négatives pour votre établissement. Pour éviter que cela ne vous arrive, vous devez mettre en place de solides processus de collecte de données, de validation des données et de saisie des documents par le biais de votre plateforme de paiement des remboursements.

6. Veiller à ce que votre prestataire de paiement respecte les normes légales et/ou sectorielles


Les établissements d'enseignement et les organismes de traitement des paiements
 
 
 
 
 
 
1 L'impact du coronavirus sur l'enseignement supérieur, QS.com