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Sep 07, 2020 | Internationale Zahlungen

Strategien für Bildungseinrichtungen zur Verwaltung von Rückerstattungen

7 Tipps zur Rationalisierung von Rückerstattungen und Studienbeihilfezahlungen

 
Geschrieben von: Skyler Webster  
Director, Produktmanagement, Western Union Business Solutions
 

Der tertiäre Bildungssektor wurde durch Covid-19 stark in Mitleidenschaft gezogen. Untersuchungen haben ergeben, dass 80% der internationalen Studierenden ihre Studienpläne aufgrund von COVID-19 (Quelle 1) geändert haben.

Die Unsicherheit im Zusammenhang mit der globalen Pandemie stellt sowohl Institutionen als auch internationale Studierende vor Herausforderungen. Da die Universitäten mit einem erhöhten Bedarf an Rückerstattungen und Studentenhilfezahlungen konfrontiert sind, ist der Ruf der Institutionen wichtiger denn je. Sie haben die Sorgfaltspflicht, dafür zu sorgen, dass Studenten schnell und einfach Gelder erhalten.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele in Bezug auf die Erfahrungen der Studierenden erreichen und die Studierenden in dieser schwierigen Zeit unterstützen, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass der Prozess für Ihre eigenen internen Ressourcen effizient ist und die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt werden. Hier sind 7 Schlüsselfaktoren, die zu einem erfolgreichen Rückerstattungsprozess beitragen.
 

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Rückerstattungsverfahren mit Ihren bestehenden Prozessen und Richtlinien übereinstimmt

 

Verfügt Ihre Institution über eine Politik der Rückerstattung nur an die ursprüngliche Quelle? Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsplattform über diese Möglichkeit verfügt, um Ihren Rückerstattungsprozess zu rationalisieren. Ebenso muss Ihre Zahlungsplattform über ein flexibles Genehmigungs- und Überprüfungsmodell verfügen, damit Sie sich angemessen an die internen Prozesse Ihrer Institution anpassen können. Auch die Initiierung von Rückerstattungen unterscheidet sich von Bildungseinrichtung zu Bildungseinrichtung, wobei einige den Studenten die Möglichkeit geben, den Prozess zu initiieren, während andere diese Verantwortung der Einrichtung selbst überlassen. Auch hier ermöglicht eine flexible Zahlungsplattform Ihrer Institution die Wahl des Verfahrens, das am besten zu ihren Richtlinien passt.

2. Rationalisieren Sie Ihre Rückerstattungsvorgänge


Die Verwaltung von Rückerstattungen kann eine zeitraubende und ressourcenintensive Aufgabe sein. Es ist wichtig, die Betriebseffizienz zu steigern, indem Sie einen Zahlungsanbieter verwenden, der Ihnen die Verwaltung mehrerer Zahlungen in verschiedenen Währungen ermöglicht. Sowohl Ihre Institution als auch Ihre Studenten müssen in der Lage sein, den Status von Rückerstattungen online über eine eindeutige Kennung, vorzugsweise die ID-Nummer des Studenten, die sie bereits für andere Verwaltungsaufgaben verwenden werden, leicht zu verfolgen. Indem es beiden Parteien ermöglicht wird, den Rückerstattungsstatus zu überwachen, können Online-Anfragen von Studenten sowie lästige manuelle Aufgaben reduziert werden.
 

3. Wählen Sie einen Anbieter, der sich leicht in das bestehende System Ihrer Einrichtung integrieren lässt.


Um ultimative Prozesseffizienz zu erreichen, sollte die von Ihnen gewählte Zahlungsplattform nahtlos mit allen wichtigen Bildungstechnologieanbietern wie ERP-Systemen und Studentendatensystemen integriert werden. Eine Integration beschleunigt die Abstimmung und ermöglicht den Abschluss von Transaktionen innerhalb eines Systems, wodurch Ihre Institution Zeit und Kosten spart.

4. Schützen Sie Ihre Studenten vor Betrugsrisiken


Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre Institution bei der Erfassung der Angaben zu den Begünstigten Schritte einleitet, um das Abfangen dieser Daten zu unterbinden. Eine Co-Branding-Zahlungsplattform, die eine solide Datenvalidierung bietet, ist wichtig, ebenso wie die Möglichkeit, die Details nach Land zu validieren, was dazu beiträgt, die Sammlung beim ersten Mal richtig zu machen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Zahlungsanbieter über ein engagiertes Team verfügt, das Studenten vor Betrug schützt und im Falle eines Betrugs mit Ihrer Institution zusammenarbeitet. Um den Studierenden zusätzlichen Schutz zu bieten, sollte Ihre Plattform die Möglichkeit bieten, lokale Bankkontodaten zu liefern, Anweisungen in der jeweiligen Landessprache bereitzustellen und die Rückerstattungen leicht zu verfolgen. Letztendlich trägt die Unterstützung bei der Verteidigung der Studierenden gegen betrügerische Aktivitäten zum Ruf Ihrer Einrichtung als vertrauenswürdige Marke bei. 

5. Schützen Sie den Ruf Ihrer Institution

Wenn Ihre Studenten bei der Angabe ihrer Bankdaten Opfer von Betrug werden oder wenn Ihre Institution Opfer einer geschäftlichen E-Mail-Kompromittierung wird, könnte dies negative PR für Ihre Institution erzeugen. Um sicherzustellen, dass Ihnen dies nicht passiert, sollten Sie robuste Datenerfassungs-, Datenvalidierungs- und Dokumentenerfassungsprozesse über Ihre Rückerstattungszahlungsplattform einsetzen.
 

6. Stellen Sie sicher, dass Ihr Zahlungsanbieter die gesetzlichen und/oder Branchenstandards einhält


Sowohl Bildungseinrichtungen als auch Zahlungsabwickler unterliegen einer Reihe strenger Vorschriften und Compliance-Standards in Bezug auf die Verarbeitung von Daten und den Schutz der Privatsphäre. Ihr Zahlungsanbieter muss nachweisen, dass er über qualifiziertes Personal und ausreichende Fachkenntnisse und Kontrollen verfügt, um diese Anforderungen zu erfüllen. Sie müssen ein Experte auf diesem Gebiet sein und bei Ihren laufenden Bemühungen um die Einhaltung dieser Regeln eine Bereicherung darstellen.
 

7. Arbeiten Sie mit einem internationalen Zahlungsanbieter zusammen, dem Sie vertrauen können

 
Haben Sie den Nachweis, dass Ihr Partner über die Größe sowie die Finanzkraft und Stabilität verfügt, um wesentlichen Veränderungen auf dem Markt standzuhalten? In Zeiten wirtschaftlicher Instabilität kann die Anfälligkeit eines Anbieters für Marktschwächen zu einem Verlust von Mitteln führen. Dies wiederum könnte sich auf den Ruf Ihrer Institution und ihre Fähigkeit, internationale Studierende anzuziehen, auswirken.
 

Einfaches Rückerstattungsverfahren, stressfreie Studenten

Die Erfahrung der Studenten ist ein Schlüsselfaktor für Ihren Ruf, und jetzt mehr denn je, da Ihre Institution aufgrund des COVID-19 vor beispiellosen Herausforderungen steht, müssen Sie reibungslose Rückerstattungen und Zahlungen von Studentenstipendien leisten. Das flexible Rückerstattungsportal von Western Union Business Solutions ergänzt Ihre bestehenden Prozesse, um Rückerstattungen und Zahlungen in 130 Währungen in 200 Ländern und Gebieten zu rationalisieren. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren und eine Demonstration zu vereinbaren.
 
 
 
 
 
 
 
1 The Impact of the Coronavirus on Higher Education, QS.com

 

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