Geschäftskontinuität während COVID-19

Eines ist sicher: Wenn ein Gefühl der Normalität zurückkehrt, wird jeder vernünftige Geschäftsinhaber seine Geschäftskontinuitätspläne gründlich überprüfen und sie mit den Lehren aktualisieren, die er gezogen hat.

Heute ist COVID-19 fast das einzige Gesprächsthema. Die Art und Weise wie hiermit umgegangen wird, ist der entscheidende Schlüssel zum Überleben. Unternehmen stehen nun vor vielen Herausforderungen - von der Verlagerung des Kerngeschäfts bis hin zur Bereitstellung von Home-Office-Lösungen für die Mitarbeiter. Bei einer derartigen Abhängigkeit von Home-Office Lösungen, ist technischer Support von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund denken wir viel über Business Continuity Planning (BCP) nach, das glücklicherweise von vielen Unternehmen auf der ganzen Welt umgesetzt werden konnte.

Von Justin Simon-Shore, Western Union Business Solutions Counsel, Großbritannien und Europa

BCP trägt dazu bei, dass ein Unternehmen trotz jeder Art von Bedrohung weiterhin funktionsfähig bleiben kann. Mit einem robusten, gut durchdachten Plan sollte es keine Rolle spielen, um welchen Vorfall es sich handelt. Während sich eine Pandemie stark von einem Brand oder einer Cyber-Bedrohung unterscheidet, müssen möglicherweise nur die Details des Plans geändert werden. Während ein Brand die Notwendigkeit alternativer Räumlichkeiten bedeuten könnte, hat diese Pandemie dazu geführt, dass in vielen Fällen die Mitarbeiter zwischen den Standorten aufgeteilt und schließlich von zu Hause aus arbeiten müssen. Da so viele von zu Hause aus arbeiten, kann dies zu einer Überlastung der Systeme führen.

Anpassung an die neue Welt von COVID-19

COVID-19 stellt eine Herausforderung wie keine andere dar. In Europa mussten Sofortmaßnahmen in wenigen Tagen verabschiedet werden. Trotzdem gab es für Unternehmen, die versuchen, mit der Situation richtig umzugehen, unterschiedliche Erfolge.

Es gibt natürlich einige Faktoren, die sich nicht ändern lassen. Einige Industrietypen sind unter den gegenwärtigen Umständen überhaupt nicht funktionsfähig Für die Mehrheit hängt die Anpassungsfähigkeit jedoch von Faktoren ab, die sie beeinflussen können.

Planung und Vorbereitung.

Je strenger der BCP-Prozess vor dem Ausbruch der Krise verfolgt wurde, desto einfacher war es, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Unternehmen, die in BCP investiert und regelmäßig Tests durchgeführt haben, profitieren jetzt wahrscheinlich am meisten von den Vorteilen. Für lizenzierte Finanzdienstleistungsunternehmen in Europa wie Western Union ist BCP als Teil einer umfassenderen Ressource für das Krisenmanagement gesetzlich vorgeschrieben und muss daher vorhanden und ausreichend robust sein. Bei BCP geht es nicht nur um die Mitarbeiter des Unternehmens und die Kontinuität des Betriebs, sondern auch darum, die Endkunden weiterhin bestmöglich zu betreuen. Unternehmen und Aufsichtsbehörden möchten im Allgemeinen, dass Kunden Finanzdienstleistungen auch in Krisenzeiten weiterhin nutzen, um die Wirtschaft und die Finanzmärkte zu unterstützen. Die Aufsichtsbehörden legen im Allgemeinen mehr Wert auf Führungskräfte, um wichtige Entscheidungen zu treffen und in Krisenzeiten die Führung zu übernehmen.

Investition.

Größere Unternehmen haben im Allgemeinen den Vorteil, dass sie stärker in Technologie und Infrastruktur investieren können, um Remote-Arbeiten zu unterstützen. Laptops und Bildschirme für Mitarbeiter sind ein Beispiel, aber die Netzwerke mussten erweitert werden, um mit der erhöhten Auslastung fertig zu werden, während einige Unternehmen mehr als eine Million Minuten pro Tag mit Zoom verbringen, um ihre Kommunikation am Laufen zu halten. Mit der Technologie geht natürlich immer die Gefahr von Hacking oder Betrug einher. Unternehmen sollten Kunden auf diese Risiken aufmerksam machen und über Systeme und Kontrollen verfügen, mit denen Vorfälle erkannt werden können. Aufgrund von Gesetzesänderungen wie der DSGVO mussten Unternehmen beim Umgang mit Daten mehr Schutzmaßnahmen ergreifen.

Querdenken.

Wenn Ihre Kunden das Haus nicht verlassen können, müssen Sie einen Weg finden, Ihre Waren oder Dienstleistungen zu ihnen zu bringen oder Ihr Unternehmen neu zu erfinden, damit Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung haben, die geliefert werden kann, anstatt eines, das nicht geliefert werden kann. Dies bedeutet, dass Kreativität und Risikobereitschaft gefragt sind. Ein Sprung ins Unbekannte. Als Zahlungsanbieter ist Western Union Business Solutions hauptsächlich im Bereich der Bereitstellung digitaler Finanzdienstleistungen tätig. Natürlich gibt es Prozesse, die eine manuelle oder persönliche Validierung erfordern. Es waren schnelle Lösungen erforderlich, um alltägliche Probleme zu beheben und Kunden zu unterstützen, während die entsprechenden Systeme und Kontrollen beibehalten wurden, um das Unternehmen und die Kunden besser zu schützen.

Kommunikation.

In einer Krise sind die Menschen hungrig nach Informationen. Mitarbeiter und Kunden müssen wissen, wie sich dies auf sie auswirkt, und eine offene, ehrliche Kommunikation ist der Schlüssel. Selbst wenn die Nachricht lautet, dass Sie noch keine Antworten haben, ist ein klarer, regelmäßiger Informationsfluss unerlässlich. Wenn Sie Kommunikationsleitungen nur langsam öffnen, füllen Fehlinformationen schnell die Lücke. Für Western Union liegt unser Hauptaugenmerk in diesem Bereich nicht nur darauf, die gesetzlichen Anforderungen bei der Kommunikation mit Kunden zu erfüllen, sondern auch ein Wissensspeicher zu sein, um Kunden auf dem Laufenden zu halten und die Kontrolle zu behalten. Es ist sehr leicht, sich in den Nachrichten zu verlieren, zumal die Währungen so volatil sind und Informationen über die Krise so oft kommen.

Die langfristigen Auswirkungen.

Alle Unternehmen müssen immer noch schnell denken und handeln. Für einige geht es darum, ums Überleben zu kämpfen. Eines ist sicher, die Welt wird nach COVID-19 nicht mehr dieselbe sein. Viele geänderte Arbeitspraktiken können möglicherweise nie rückgängig gemacht werden, insbesondere wenn digitale Prozesse langjährige manuelle ersetzt haben. Die Investitionen in Technologie zur Unterstützung der Fernarbeit müssen sich amortisieren - und viele Unternehmen haben erkannt, wie gut sie mit weniger Mitarbeitern am Arbeitsplatz arbeiten können. Die Arbeiter selbst haben vielleicht gesehen, wie produktiver sie sind, wenn sie von zweimal täglichem Pendeln befreit werden. Es besteht kein Zweifel, dass COVID-19 vielen große Schwierigkeiten bereitet hat. Die Art und Weise, wie Unternehmen sich darin zurechtfinden - wie sie mit Kunden und Mitarbeitern kommunizieren und ob sie Menschen oder Gewinne priorisieren - kann ihre Marke und ihre Beziehung zur Welt für die kommenden Jahre beeinflussen.